విషయ సూచిక
సమయ నిర్వహణ «నా వద్ద ఉన్న పనితో మరియు నేను పనికిరాని సమావేశంలో చిక్కుకున్నాను»
ఈ పని నియామకాలను గరిష్టంగా ఎలా ఆప్టిమైజ్ చేయాలో ఆర్థికవేత్త పిలార్ లోరెట్ «30 నిమిషాల సమావేశాలలో» వివరిస్తున్నారు
పనిలో కొత్త సమావేశం గురించి మీకు తెలియజేయబడినప్పుడు మీరు అజాగ్రత్త మరియు రాజీనామాతో గురక పెడితే, ఏదో తప్పు జరిగింది. ఈ పని నియామకాలు మా వృత్తిపరమైన పనిని మెరుగుపరిచే సాధనాలుగా ఉండాలి మరియు చాలా సార్లు అవి కేవలం సమయం వృధాగా ఉంటాయి.
ఈ పరిస్థితి - కనిపించే దానికంటే చాలా సాధారణం - ఇది ఆర్థికవేత్తను ప్రేరేపించింది పిలార్ లొరెట్, వ్రాయడానికి వ్యాపారం మరియు రిస్క్ విశ్లేషణలో ప్రత్యేకత "30 నిమిషాల సమావేశాలు", ఒక పుస్తకం, దీనిలో స్పష్టమైన మార్గదర్శకాలు మరియు సలహాల ద్వారా, అతను ఈ సమావేశాల సామర్థ్యాన్ని పెంచడానికి ఒక మార్గాన్ని ప్రతిపాదించాడు, తద్వారా అతని లక్ష్యం నెరవేరుతుంది.
మేము రచయితతో మాట్లాడాము మరియు సమయాన్ని వృధా చేయడాన్ని ఆపివేసి, మేము తప్పనిసరిగా హాజరు కావాల్సిన సమావేశాలను సద్వినియోగం చేసుకోవాలని కీలను అడిగాము:
సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేసేటప్పుడు సంస్థ ఎందుకు చాలా ముఖ్యమైనది?
మాకు మంచి ప్రణాళిక మరియు సంస్థ లేకపోతే, లక్ష్యాలు స్పష్టంగా ఉండవు, లేదా చర్చించాల్సిన అంశాలు లేదా అందుబాటులో ఉన్న సమయం కూడా ఉండదు ... అందువల్ల, మేము చేస్తాము అనియంత్రిత వ్యవధి మరియు మేము పాల్గొనేవారి అంచనాలను అందుకోలేము. మేము నిరాశ చెందవచ్చు మరియు అది ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని వృధా చేస్తుంది.
సరిగా ప్లాన్ చేయని మరియు కోరుకున్న ప్రయోజనం నెరవేరని సమావేశంలో ఎలాంటి ప్రతికూల ప్రభావాలు ఉంటాయి?
ఆర్థిక పరంగా ఖర్చుతో పాటు, సరిగా ప్లాన్ చేయని సమావేశాలకు హాజరు కావడం మరియు దీనిలో 90, 60 లేదా 30 నిమిషాల తర్వాత ఎలాంటి నిర్ధారణకు రాకపోవడం a హాజరైనవారిలో ప్రతికూల అవగాహన మరియు నిరుత్సాహం. మరియు ఈ పరిస్థితి కొనసాగితే, కాలక్రమేణా "నాకు ఉన్న ఉద్యోగం మరియు నేను పనికిరాని సమావేశానికి హాజరు కావాలి" అని ఆలోచిస్తూ ఒత్తిడికి గురికావడం సులభం.
ఇది చాలా సందర్భాలలో సాధారణంగా బాస్ అయిన నిర్వాహకుడి పట్ల పాల్గొనేవారి అభిప్రాయంపై ప్రతికూల ప్రభావాన్ని చూపుతుంది.
మీటింగ్ వ్యవధికి 30 నిమిషాలు ఎందుకు సరైన సమయం?
పని చేసే సమావేశాలను నిర్వహించడంలో నా స్వంత అనుభవం ఆధారంగా నేను పుస్తకంలో వేసిన సవాలు 30 నిమిషాలు. స్పష్టంగా ఎక్కువ సమయం అవసరమయ్యే సమావేశాలు ఉన్నాయి, మీ లక్ష్యం తక్కువ సమయంలో తీసుకోగల ఇతరులు, మరియు కొన్ని సందర్భాల్లో 30 లేదా 60 నిమిషాల సమావేశం కూడా ఒక కాల్ లేదా ఇ-మెయిల్ ద్వారా భర్తీ చేయవచ్చు, ఉదాహరణకు.
పుస్తకంలో మీరు మాట్లాడే నిర్ణయం తీసుకునే వ్యక్తి ఎలా పని చేస్తాడు?
మేము 30 నిమిషాల సమావేశంలో పాల్గొనేవారి గురించి మాట్లాడినప్పుడు, అది స్పష్టంగా ఉండాలి ఆదర్శ సంఖ్య గరిష్టంగా ఐదుగురికి మించకూడదు. మరియు మీ ఎంపిక సరైనదిగా ఉండాలి. మేము మోడరేటర్, కోఆర్డినేటర్, సెక్రటరీ (వారు ఒకే వ్యక్తి కావచ్చు) మరియు పాల్గొనేవారి బొమ్మలను వేరు చేయవచ్చు. సూత్రప్రాయంగా, 30 నిమిషాల మరియు గరిష్టంగా ఐదుగురు వ్యక్తుల సమావేశంలో నిర్ణయం తీసుకోవడం ఏకాభిప్రాయంతో ఉంటుంది మరియు సంఘర్షణను సృష్టించకూడదు.
సాధ్యమైనంత సమర్ధవంతంగా చేయడానికి మేము సమావేశాన్ని ఎలా నిర్వహించాలి?
ఈ క్రింది విధంగా సమావేశాన్ని ఎలా నిర్వహించాలో మేము ఐదు పాయింట్లలో సంగ్రహించవచ్చు. మొదటిది ఉంటుంది లక్ష్యాన్ని నిర్వచించండి మరియు సమావేశం యొక్క కావలసిన ఫలితం. రెండవ, సరైన భాగస్వాములను ఎంచుకోండి. మూడవది సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయండి; ఇతర విషయాలతోపాటు, ఎజెండాను రూపొందించండి, వేదికను ఎంచుకోండి, సమయం మరియు వ్యవధిని ప్రారంభించండి మరియు సమావేశానికి సంబంధించిన కీలక పత్రాలతో పాటు తగినంత సమయం ఆసక్తి ఉన్నవారికి పంపండి, తద్వారా వారు దానిని సిద్ధం చేయవచ్చు.
నాల్గవది, మనం పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి నిర్మాణం డిజైన్ సమావేశాలు, అంటే, ఆపరేటింగ్ నియమాలు మరియు కోర్సు యొక్క 30 నిమిషాల పాటు కంటెంట్ ఎలా నిర్మాణాత్మకంగా ఉంటుంది. చివరగా, ఒక తయారు చేయడం ముఖ్యం సమావేశం ఫాలో-అప్. పాల్గొనే వారందరూ కుదుర్చుకున్న ఒప్పందాల గురించి తెలుసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఏదైనా తదుపరి చర్య తీసుకోవలసిన సందర్భంలో, ప్రతి ఒక్కరికి కేటాయించిన పనులు మరియు అమలు సమయం ఏమిటి