విషయ సూచిక
డేటాబేస్‌లను (DB) ప్రస్తావించేటప్పుడు, SQL, Oracle, 1C లేదా కనీసం యాక్సెస్ వంటి అన్ని రకాల బజ్‌వర్డ్‌లు గుర్తుకు వచ్చే మొదటి విషయం. వాస్తవానికి, ఇవి చాలా శక్తివంతమైన (మరియు చాలా వరకు ఖరీదైనవి) ప్రోగ్రామ్‌లు, ఇవి చాలా డేటాతో పెద్ద మరియు సంక్లిష్టమైన సంస్థ యొక్క పనిని ఆటోమేట్ చేయగలవు. ఇబ్బంది ఏమిటంటే కొన్నిసార్లు అలాంటి శక్తి అవసరం లేదు. మీ వ్యాపారం చిన్నది మరియు సాపేక్షంగా సరళమైన వ్యాపార ప్రక్రియలతో ఉండవచ్చు, కానీ మీరు దీన్ని ఆటోమేట్ చేయాలనుకుంటున్నారు. మరియు చిన్న కంపెనీలకు ఇది తరచుగా మనుగడకు సంబంధించిన విషయం.
ప్రారంభించడానికి, TORని సూత్రీకరించండి. చాలా సందర్భాలలో, అకౌంటింగ్ కోసం డేటాబేస్, ఉదాహరణకు, క్లాసిక్ విక్రయాలు వీటిని చేయగలగాలి:
- ఉంచేందుకు పట్టికలలో వస్తువులు (ధర), పూర్తయిన లావాదేవీలు మరియు కస్టమర్లపై సమాచారం మరియు ఈ పట్టికలను ఒకదానికొకటి లింక్ చేయండి
- సుఖంగా ఉంటారు ఇన్పుట్ రూపాలు డేటా (డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలు మొదలైనవి)
- స్వయంచాలకంగా కొంత డేటాను పూరించండి ముద్రించిన రూపాలు (చెల్లింపులు, బిల్లులు మొదలైనవి)
- అవసరమైన జారీ నివేదికలు మేనేజర్ దృష్టికోణం నుండి మొత్తం వ్యాపార ప్రక్రియను నియంత్రించడానికి
మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్సెల్ కొంచెం ప్రయత్నంతో వీటన్నింటిని నిర్వహించగలదు. దీన్ని అమలు చేయడానికి ప్రయత్నిద్దాం.
దశ 1. పట్టికల రూపంలో ప్రారంభ డేటా
మేము ఉత్పత్తులు, అమ్మకాలు మరియు కస్టమర్ల గురించిన సమాచారాన్ని మూడు పట్టికలలో నిల్వ చేస్తాము (ఒకే షీట్‌లో లేదా వేర్వేరు వాటిపై - ఇది పట్టింపు లేదు). భవిష్యత్తులో దాని గురించి ఆలోచించకుండా, స్వీయ-పరిమాణంతో వాటిని "స్మార్ట్ టేబుల్స్" గా మార్చడం ప్రాథమికంగా ముఖ్యమైనది. ఇది ఆదేశంతో చేయబడుతుంది పట్టికగా ఫార్మాట్ చేయండి టాబ్ హోమ్ (హోమ్ — టేబుల్ లాగా ఫార్మాట్ చేయండి). అప్పుడు కనిపించే ట్యాబ్లో నమూనా రచయిత (రూపకల్పన) ఫీల్డ్‌లో పట్టికలకు వివరణాత్మక పేర్లను ఇవ్వండి పట్టిక పేరు తరువాత ఉపయోగం కోసం:
మొత్తంగా, మేము మూడు "స్మార్ట్ టేబుల్స్" పొందాలి:
పట్టికలు అదనపు స్పష్టీకరణ డేటాను కలిగి ఉండవచ్చని దయచేసి గమనించండి. కాబట్టి, ఉదాహరణకు, మా ధరప్రతి ఉత్పత్తి యొక్క వర్గం (ఉత్పత్తి సమూహం, ప్యాకేజింగ్, బరువు మొదలైనవి) మరియు పట్టిక గురించి అదనపు సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది క్లయింట్ - వాటిలో ప్రతి నగరం మరియు ప్రాంతం (చిరునామా, టిన్, బ్యాంక్ వివరాలు మొదలైనవి).
టేబుల్ అమ్మకాలు పూర్తయిన లావాదేవీలను నమోదు చేయడానికి మేము తర్వాత ఉపయోగిస్తాము.
దశ 2. డేటా ఎంట్రీ ఫారమ్‌ను సృష్టించండి
వాస్తవానికి, మీరు అమ్మకాల డేటాను నేరుగా ఆకుపచ్చ పట్టికలో నమోదు చేయవచ్చు అమ్మకాలు, కానీ ఇది ఎల్లప్పుడూ అనుకూలమైనది కాదు మరియు "మానవ కారకం" కారణంగా లోపాలు మరియు అక్షరదోషాల రూపాన్ని కలిగి ఉంటుంది. అందువల్ల, ఇలాంటి వాటి యొక్క ప్రత్యేక షీట్‌లో డేటాను నమోదు చేయడానికి ప్రత్యేక ఫారమ్‌ను రూపొందించడం మంచిది:
సెల్ B3లో, అప్‌డేట్ చేయబడిన ప్రస్తుత తేదీ-సమయాన్ని పొందడానికి, ఫంక్షన్‌ని ఉపయోగించండి TDATA (ఇప్పుడు). సమయం అవసరం లేకపోతే, బదులుగా TDATA ఫంక్షన్ వర్తించవచ్చు టుడే (ఈరోజు).
సెల్ B11లో, స్మార్ట్ టేబుల్ యొక్క మూడవ నిలువు వరుసలో ఎంచుకున్న ఉత్పత్తి ధరను కనుగొనండి ధర ఫంక్షన్ ఉపయోగించి VPR (VLOOKUP). మీరు ఇంతకు ముందు ఎదుర్కొని ఉండకపోతే, ముందుగా ఇక్కడ వీడియోను చదివి చూడండి.
సెల్ B7లో, ధర జాబితా నుండి ఉత్పత్తులతో మాకు డ్రాప్‌డౌన్ జాబితా అవసరం. దీని కోసం మీరు ఆదేశాన్ని ఉపయోగించవచ్చు డేటా - డేటా ధ్రువీకరణ (సమాచారం ప్రామాణీకరణ), నిర్బంధంగా పేర్కొనండి <span style="font-family: Mandali; "> జాబితా</span> (జాబితా) ఆపై ఫీల్డ్‌లోకి ప్రవేశించండి మూల (మూలం) నిలువు వరుసకు లింక్ పేరు మా స్మార్ట్ టేబుల్ నుండి ధర:
అదేవిధంగా, క్లయింట్‌లతో డ్రాప్-డౌన్ జాబితా సృష్టించబడుతుంది, కానీ మూలం ఇరుకైనదిగా ఉంటుంది:
=ఇన్డైరెక్ట్(“కస్టమర్స్[క్లయింట్]”)
ఫంక్షన్ పరోక్ష (పరోక్ష) ఈ సందర్భంలో అవసరం, ఎందుకంటే Excel, దురదృష్టవశాత్తూ, సోర్స్ ఫీల్డ్‌లోని స్మార్ట్ పట్టికలకు ప్రత్యక్ష లింక్‌లను అర్థం చేసుకోలేదు. కానీ అదే లింక్ ఫంక్షన్‌లో "చుట్టబడింది" పరోక్ష అదే సమయంలో, ఇది బ్యాంగ్‌తో పనిచేస్తుంది (దీని గురించి మరింత కంటెంట్‌తో డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలను సృష్టించడం గురించిన కథనంలో ఉంది).
దశ 3. సేల్స్ ఎంట్రీ మాక్రోని జోడిస్తోంది
ఫారమ్‌ను పూరించిన తర్వాత, మీరు దానిలో నమోదు చేసిన డేటాను పట్టిక చివరకి జోడించాలి అమ్మకాలు. సాధారణ లింక్‌లను ఉపయోగించి, ఫారమ్‌కు దిగువన జోడించడానికి మేము ఒక లైన్‌ను రూపొందిస్తాము:
ఆ. సెల్ A20 =B3కి లింక్‌ను కలిగి ఉంటుంది, సెల్ B20 =B7కి లింక్‌ను కలిగి ఉంటుంది మరియు మొదలైనవి.
ఇప్పుడు 2-లైన్ ఎలిమెంటరీ మాక్రోని యాడ్ చేద్దాం, అది ఉత్పత్తి చేయబడిన స్ట్రింగ్‌ను కాపీ చేసి సేల్స్ టేబుల్‌కి జోడిస్తుంది. దీన్ని చేయడానికి, కలయికను నొక్కండి Alt + F11 లేదా బటన్ విజువల్ బేసిక్ టాబ్ డెవలపర్ (డెవలపర్). ఈ ట్యాబ్ కనిపించకపోతే, ముందుగా సెట్టింగ్‌లలో దీన్ని ప్రారంభించండి ఫైల్ - ఎంపికలు - రిబ్బన్ సెటప్ (ఫైల్ — ఎంపికలు — రిబ్బన్‌ను అనుకూలీకరించండి). తెరుచుకునే విజువల్ బేసిక్ ఎడిటర్ విండోలో, మెను ద్వారా కొత్త ఖాళీ మాడ్యూల్‌ను చొప్పించండి చొప్పించు - మాడ్యూల్ మరియు అక్కడ మా స్థూల కోడ్‌ని నమోదు చేయండి:
సబ్ Add_Sell() వర్క్‌షీట్‌లు("ఇన్పుట్ ఫారమ్").రేంజ్("A20:E20"). 'డేటా లైన్‌ను n = వర్క్‌షీట్‌లు("సేల్స్") నుండి కాపీ చేయండి. రేంజ్("A100000") ముగింపు(xlUp) . వరుస 'పట్టికలోని చివరి వరుస సంఖ్యను నిర్ణయించండి. సేల్స్ వర్క్‌షీట్‌లు("సేల్స్").సెల్‌లు(n + 1, 1).పేస్ట్‌స్పెషల్ పేస్ట్:=xlPasteValues'ని తదుపరి ఖాళీ లైన్ వర్క్‌షీట్‌లలో అతికించండి("ఇన్పుట్ ఫారమ్").రేంజ్("B5,B7,B9"). ClearContents 'క్లియర్ ఎండ్ సబ్ ఫారమ్ డ్రాప్‌డౌన్ జాబితాను ఉపయోగించి సృష్టించిన మాక్రోను అమలు చేయడానికి ఇప్పుడు మన ఫారమ్‌కి బటన్‌ను జోడించవచ్చు చొప్పించు టాబ్ డెవలపర్ (డెవలపర్ — ఇన్సర్ట్ — బటన్):
మీరు దానిని గీసిన తర్వాత, ఎడమ మౌస్ బటన్‌ను నొక్కి పట్టుకొని, Excel మీరు దానికి ఏ స్థూలాన్ని కేటాయించాలని అడుగుతుంది - మా స్థూలాన్ని ఎంచుకోండి Add_Sell. మీరు దానిపై కుడి-క్లిక్ చేసి, ఆదేశాన్ని ఎంచుకోవడం ద్వారా బటన్పై వచనాన్ని మార్చవచ్చు వచనాన్ని మార్చండి.
ఇప్పుడు, ఫారమ్‌ను పూరించిన తర్వాత, మీరు మా బటన్పై క్లిక్ చేయవచ్చు మరియు నమోదు చేసిన డేటా స్వయంచాలకంగా పట్టికకు జోడించబడుతుంది అమ్మకాలు, ఆపై కొత్త ఒప్పందాన్ని నమోదు చేయడానికి ఫారమ్ క్లియర్ చేయబడింది.
దశ 4 పట్టికలను లింక్ చేయడం
నివేదికను రూపొందించడానికి ముందు, మా పట్టికలను ఒకదానితో ఒకటి లింక్ చేద్దాం, తద్వారా మేము ప్రాంతం, కస్టమర్ లేదా వర్గం వారీగా అమ్మకాలను త్వరగా లెక్కించగలము. Excel యొక్క పాత సంస్కరణల్లో, దీనికి అనేక ఫంక్షన్లను ఉపయోగించడం అవసరం. VPR (VLOOKUP) ధరలు, కేటగిరీలు, కస్టమర్‌లు, నగరాలు మొదలైన వాటిని టేబుల్‌కి ప్రత్యామ్నాయం చేయడానికి అమ్మకాలు. దీనికి మా నుండి సమయం మరియు కృషి అవసరం మరియు చాలా ఎక్సెల్ వనరులను కూడా "తింటుంది". Excel 2013తో ప్రారంభించి, పట్టికల మధ్య సంబంధాలను ఏర్పాటు చేయడం ద్వారా ప్రతిదీ చాలా సరళంగా అమలు చేయబడుతుంది.
దీన్ని చేయడానికి, ట్యాబ్లో సమాచారం (తేదీ) క్లిక్ రిలేషన్స్ (సంబంధాలు). కనిపించే విండోలో, బటన్పై క్లిక్ చేయండి సృష్టించు (కొత్త) మరియు వాటికి సంబంధించిన పట్టికలు మరియు నిలువు వరుస పేర్లను డ్రాప్-డౌన్ జాబితా నుండి ఎంచుకోండి:
ఒక ముఖ్యమైన అంశం: పట్టికలు తప్పనిసరిగా ఈ క్రమంలో పేర్కొనబడాలి, అనగా లింక్ చేయబడిన పట్టిక (ధర) కీ కాలమ్‌లో ఉండకూడదు (పేరు) నకిలీ ఉత్పత్తులు, ఇది పట్టికలో జరుగుతుంది అమ్మకాలు. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, మీరు ఉపయోగించి డేటా కోసం శోధించే అనుబంధ పట్టిక తప్పనిసరిగా ఉండాలి VPRఅది ఉపయోగించబడితే.
వాస్తవానికి, పట్టిక ఇదే విధంగా కనెక్ట్ చేయబడింది అమ్మకాలు పట్టికతో క్లయింట్ సాధారణ కాలమ్ ద్వారా కస్టమర్:
లింక్‌లను సెటప్ చేసిన తర్వాత, లింక్‌లను నిర్వహించడానికి విండోను మూసివేయవచ్చు; మీరు ఈ విధానాన్ని పునరావృతం చేయవలసిన అవసరం లేదు.
దశ 5. మేము సారాంశాన్ని ఉపయోగించి నివేదికలను రూపొందిస్తాము
ఇప్పుడు, విక్రయాలను విశ్లేషించడానికి మరియు ప్రక్రియ యొక్క డైనమిక్‌లను ట్రాక్ చేయడానికి, ఉదాహరణకు, పివోట్ పట్టికను ఉపయోగించి ఒక రకమైన నివేదికను రూపొందించండి. సక్రియ సెల్‌ను టేబుల్‌కి సెట్ చేయండి అమ్మకాలు మరియు రిబ్బన్‌పై ట్యాబ్‌ను ఎంచుకోండి చొప్పించు - పివోట్ టేబుల్ (ఇన్సర్ట్ — పివోట్ టేబుల్). తెరుచుకునే విండోలో, Excel మమ్మల్ని డేటా సోర్స్ గురించి అడుగుతుంది (అంటే టేబుల్ అమ్మకాలు) మరియు నివేదికను అప్‌లోడ్ చేయడానికి స్థలం (ప్రాధాన్యంగా కొత్త షీట్‌లో):
ముఖ్యమైన అంశం ఏమిటంటే చెక్‌బాక్స్‌ను ప్రారంభించడం అవసరం ఈ డేటాను డేటా మోడల్‌కు జోడించండి (డేటా మోడల్‌కు డేటాను జోడించండి) విండో దిగువన, మేము ప్రస్తుత పట్టికలో మాత్రమే కాకుండా, అన్ని సంబంధాలను కూడా ఉపయోగించాలనుకుంటున్నామని Excel అర్థం చేసుకుంటుంది.
క్లిక్ చేసిన తర్వాత OK విండో యొక్క కుడి భాగంలో ప్యానెల్ కనిపిస్తుంది పివోట్ టేబుల్ ఫీల్డ్‌లులింక్‌ని ఎక్కడ క్లిక్ చేయాలి అన్నిప్రస్తుతానికి మాత్రమే కాకుండా, పుస్తకంలో ఉన్న అన్ని “స్మార్ట్ టేబుల్‌లను” ఒకేసారి చూడటానికి. ఆపై, క్లాసిక్ పివోట్ పట్టికలో వలె, మీరు ఏదైనా సంబంధిత పట్టికల నుండి మనకు అవసరమైన ఫీల్డ్‌లను ఏరియాలోకి లాగవచ్చు వడపోత, వరుసలు, స్టోల్బ్ట్సోవ్ or విలువలు - మరియు Excel తక్షణమే షీట్‌లో మనకు అవసరమైన ఏదైనా నివేదికను రూపొందిస్తుంది:
పైవట్ పట్టికపై కుడి-క్లిక్ చేసి, ఆదేశాన్ని ఎంచుకోవడం ద్వారా కాలానుగుణంగా (సోర్స్ డేటా మారినప్పుడు) నవీకరించబడాలని మర్చిపోవద్దు. నవీకరించండి & సేవ్ చేయండి (రిఫ్రెష్), ఎందుకంటే ఇది స్వయంచాలకంగా చేయలేము.
అలాగే, సారాంశంలో ఏదైనా సెల్‌ని ఎంచుకుని, బటన్‌ను నొక్కడం ద్వారా పివట్ చార్ట్ (పివోట్ చార్ట్) టాబ్ విశ్లేషణ (విశ్లేషణ) or పారామీటర్లు (ఐచ్ఛికాలు) మీరు దానిలో లెక్కించిన ఫలితాలను త్వరగా ఊహించవచ్చు.
దశ 6. ముద్రించదగిన వాటిని పూరించండి
ఏదైనా డేటాబేస్ యొక్క మరొక సాధారణ పని వివిధ ప్రింటెడ్ ఫారమ్‌లు మరియు ఫారమ్‌ల (ఇన్‌వాయిస్‌లు, ఇన్‌వాయిస్‌లు, యాక్టులు మొదలైనవి) ఆటోమేటిక్ ఫిల్లింగ్. దీన్ని చేయడానికి నేను ఇప్పటికే ఒకదాని గురించి వ్రాసాను. ఇక్కడ మేము అమలు చేస్తాము, ఉదాహరణకు, ఖాతా నంబర్ ద్వారా ఫారమ్‌ను పూరించండి:
సెల్ C2లో వినియోగదారు ఒక సంఖ్యను నమోదు చేస్తారని భావించబడుతుంది (పట్టికలో వరుస సంఖ్య అమ్మకాలు, నిజానికి), ఆపై మనకు అవసరమైన డేటా ఇప్పటికే తెలిసిన ఫంక్షన్‌ని ఉపయోగించి పైకి లాగబడుతుంది VPR (VLOOKUP) మరియు లక్షణాలు INDEX (ఇండెక్స్).
- విలువలను వెతకడానికి మరియు వెతకడానికి VLOOKUP ఫంక్షన్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలి
- VLOOKUPని INDEX మరియు MATCH ఫంక్షన్‌లతో భర్తీ చేయడం ఎలా
- పట్టిక నుండి డేటాతో ఫారమ్‌లు మరియు ఫారమ్‌లను స్వయంచాలకంగా పూరించడం
- PivotTablesతో నివేదికలను సృష్టిస్తోంది